MVO – de ketenorganisatie voor oliën en vetten (MVO) verwerkt gegevens van leden, geïnteresseerden, leveranciers, partners, sollicitanten en medewerkers. Hier kunnen persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. MVO hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon, bijvoorbeeld een naam of e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden door MVO behandeld met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en passende technische en organisatorische maatregelen, waarbij de eisen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht worden genomen. 

Voorbeelden van maatregelen zijn:

  • het gebruiken van SSL-certificaten;
  • het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
  • alle personen die namens MVO van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; – persoonsgegevens worden middels veilige systemen verzonden;
  • MVO-medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding van persoonsgegevens;
  • het gebruik van anti-spam/anti-virus filters. 

Privacy verklaring 

In deze privacy verklaring leggen we uit wanneer en waarom we persoonlijke informatie verzamelen, hoe we deze gebruiken, de voorwaarden waaronder we deze informatie delen met derden en hoe we deze informatie beveiligen. Deze verklaring is van toepassing op al onze diensten en ook op mensen die bij ons solliciteren. 

Wanneer verzamelen we persoonlijke gegevens 

  • als u gebruik maakt van onze diensten 
  • als u persoonlijk met ons communiceert, schriftelijk, per telefoon, via social media of via onze websites. 
  • als uw gegevens op openbare bronnen staan 

We verzamelen alleen de gegevens als dit een rechtmatig belang dient en als dit belang niet dient te wijken voor uw persoonlijke belangen. Voordat we gegevens verzamelen, maken we een analyse om te kunnen beoordelen of er een wederzijds belang bestaat voor beide partijen. We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt en enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor dit doel. 

Doeleinden van verwerking

De verwerking van (persoons)gegevens geschiedt in het kader van de gebruikelijke activiteiten van een vereniging. Voorbeelden hiervan zijn het voeren van de ledenadministratie, het innen van contributie, het verzenden van branche gerelateerde informatie aan leden en/of geïnteresseerden, het bekend maken van informatie over betrokkenen en activiteiten van de vereniging op de eigen website, het uitoefenen van accountantscontrole, andere activiteiten van intern beheer, de behandeling van klachten, het actueel houden van de gegevens, het organiseren van (netwerk)bijeenkomsten en eventuele andere activiteiten. Daarnaast kunnen sommige persoonsgegevens door MVO verwerkt worden op basis van een wettelijke verplichting. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen, tenzij daarvoor toestemming is verkregen, doorgifte noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van een overeenkomst, of noodzakelijk is op basis van een wettelijke verplichting. Zo maakt MVO gebruik van een derde partij voor: het verzorgen van de internetomgeving, de IT-infrastructuur, het verspreiden van nieuwsbrieven, nieuwsberichten, e-mail berichten en uitnodigingen. MVO geeft nooit persoonsgegevens door aan derden waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. In dergelijke verwerkersovereenkomsten maakt MVO afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens. Indien u e-mails van ons ontvangt, registreren wij uw interacties, met als doel om de inhoud van onze communicatie aan te laten sluiten bij datgene waarvan wij denken wat relevant voor u is. 

MVO verwerkt de volgende persoonsgegevens (indien bekend) ten behoeve van bovenstaande doeleinden: geslacht, achternaam, voornaam, voorletter(s), telefoonnummer(s), e-mail, pasfoto, functie en organisatie. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we hebben gekregen via service gerelateerde communicatie en activiteiten zoals bijeenkomsten, (telefoon)gesprekken, documenten, e-mails. 

Bewaren van gegevens

MVO bewaart persoonsgegevens voor zolang dat noodzakelijk is om het doel van de verwerking te bereiken. Indien het lidmaatschap, de samenwerking of het abonnement beëindigd wordt, worden de persoonsgegevens uiterlijk vijf jaar na beëindigen verwijderd. 

Cookies

Bij bezoek aan de website van MVO wordt er een aantal bezoekgegevens, cookies, bijgehouden. Cookies zijn kleine bestanden die op een computer, telefoon of tablet worden geplaatst door de aanbieder van een website, waarmee informatie wordt verzameld over het bezoek aan de website. MVO maakt gebruik van cookies vanwege de Twitter-Feed op de site. 

Rechten van betrokkenen

MVO verstuurt regelmatig (digitale) nieuwsbrieven en nieuwsberichten aan de personen wiens gegevens zij verwerken. Hierin is altijd een mogelijkheid tot afmelding opgenomen. Daarnaast kan een verzoek tot uitschrijving ook gericht worden aan het Office Management van MVO (info@mvo.nl).
Betrokkenen kunnen een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die MVO over hen verwerkt. Als na inzage blijkt dat de betreffende gegevens onjuist of onvolledig zijn, of niet rechtmatig verwerkt worden, kunnen betrokkenen een verzoek doen tot wijziging, afscherming of verwijdering van deze gegevens. Verzoeken kunnen gericht worden tot MVO via info@mvo.nl, Louis Braillelaan 80, 2719 EK Zoetermeer. Inkomende verzoeken worden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, in behandeling genomen en beantwoord. Betrokkenen hebben het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Dit privacy statement kan gewijzigd worden. De meest recente versie van dit privacy statement is altijd te vinden op deze pagina. Laatst aangepast op 24 mei 2018. 

Zoetermeer, 24 mei 2018